日企职场中打电话的礼节和注意点
●電話をかけるとき1. 事前準備をしておく。 ?相手の電話番号、所属部署、役職、氏名を確認する。
?用件と、話す順序を整理する
?必要な資料、メモを手元に用意する
2. 相手が出たら自分の会社、
名前を名乗り、あいさつをする。
?取引先など、つき合いのある
相手の場合
?初めて電話をする相手の場合
「○○会社の鈴木です。いつもお世話になっております。」
「お忙しいところ失礼いたします。 私、○○会社の鈴木と申します。」
3. 呼び出してほしい相手の名前
を告げる 「恐れ入りますが、○○部の山田様はいらっしゃいますか。」
4. 呼び出した相手が出たら、再
度名乗ってあいさつをする。 「○○会社の鈴木でございます(です)。いつもお世話になっております。」
5. 用件は明確に、要点をおさえ
て簡潔に話す。
?用件が長くなりそうな場合
は相手の承諾を得てから話す。 「○○の件ですが。」
「○点あります。まず1点目ですが。」
「今よろしいでしょうか。」
「少々お時間をいただけますでしょうか。」
6. 話したい相手が不在の場合、
自分がどうしたいかを取り次
いだ人に伝える。 「かけ直しますので、電話のあったことをお伝えいただけますか。」
「お戻りになりましたら、お手数ですが折り返しお電話をいただけますでしょうか。」
「伝言をお伝えいただけますか。」
7. 伝言を頼んだときは、用件が
正しく伝わっているか確認
し、相手の名前を聞いておく。
?相手が復唱しないときはポ
イントを要領よく復唱する。
?相手が名乗らないとき
「念のため確認させていただきます。」
「失礼ですが、お名前をうかがわせていただけますか。」
8. 折り返し電話をもらうときは、
電話番号を伝えておくと、
相手の手間が省ける。 「念のため電話番号を申し上げます。」
9. 自分の部署名、名前を名乗る。 「確かに申し伝えます。私、○○課の佐藤と申します(が承りました)。」
10. 締めくくりのあいさつをする。 「それでは、よろしくお願いいたします。」
11. 電話を切る。 原則として、電話をかけた方が先に切る。※相手がお客様や目上の方の場合は、相手が切ってから受話器を置く。
●配慮のひと言
配慮にひと言添えると、相手を気づかい、安心感や信頼感を与える表現になる.
元の言葉 配慮のひと言 適切な表現
少々お時間をいただきます よろしいでしょうか 少々お時間をいただきますが、よろしいでしょうか
担当者が心得ております ご安心ください 担当者が心得ておりますので、ご安心ください
後ほどお送りください 大丈夫でございます 後ほどお送りいただければ大丈夫でございます
●上司に対する言葉づかい
シチュエーション 言葉づかい
(書類を)見てもらう 「部長、よろしければご覧いただけますか」
手が空いたときに見て
もらう 「お手すきでしたら、お目通しいただけませんか」
気に入ってもらえてる
かどうか確認する 「お気に召していただけましたでしょうか」
ハンコをもらいたい 「こちらにご印をいただきたいのですが」
先に帰るとき 「お先に失礼させていただきます」
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