日企职场中打电话的礼节和注意点 日语, 日企职场, 打电话

ivytony

●電話をかけるとき

　　1. 事前準備をしておく。 ?相手の電話番号、所属部署、役職、氏名を確認する。

　　?用件と、話す順序を整理する

　　?必要な資料、メモを手元に用意する

　　2. 相手が出たら自分の会社、

　　名前を名乗り、あいさつをする。

　　?取引先など、つき合いのある

　　相手の場合

　　?初めて電話をする相手の場合

　　「○○会社の鈴木です。いつもお世話になっております。」

　　「お忙しいところ失礼いたします。 私、○○会社の鈴木と申します。」

　　3. 呼び出してほしい相手の名前

　　を告げる 「恐れ入りますが、○○部の山田様はいらっしゃいますか。」

　　4. 呼び出した相手が出たら、再

　　度名乗ってあいさつをする。 「○○会社の鈴木でございます(です)。いつもお世話になっております。」

　　5. 用件は明確に、要点をおさえ

　　て簡潔に話す。

　　?用件が長くなりそうな場合

　　は相手の承諾を得てから話す。 「○○の件ですが。」

　　「○点あります。まず1点目ですが。」

　　「今よろしいでしょうか。」

　　「少々お時間をいただけますでしょうか。」

　　6. 話したい相手が不在の場合、

　　自分がどうしたいかを取り次

　　いだ人に伝える。 「かけ直しますので、電話のあったことをお伝えいただけますか。」

　　「お戻りになりましたら、お手数ですが折り返しお電話をいただけますでしょうか。」

　　「伝言をお伝えいただけますか。」

　　7. 伝言を頼んだときは、用件が

　　正しく伝わっているか確認

　　し、相手の名前を聞いておく。

　　?相手が復唱しないときはポ

　　イントを要領よく復唱する。

　　?相手が名乗らないとき

　　「念のため確認させていただきます。」

　　「失礼ですが、お名前をうかがわせていただけますか。」

　　8. 折り返し電話をもらうときは、

　　電話番号を伝えておくと、

　　相手の手間が省ける。 「念のため電話番号を申し上げます。」

　　9. 自分の部署名、名前を名乗る。 「確かに申し伝えます。私、○○課の佐藤と申します(が承りました)。」

　　10. 締めくくりのあいさつをする。 「それでは、よろしくお願いいたします。」

　　11. 電話を切る。 原則として、電話をかけた方が先に切る。※相手がお客様や目上の方の場合は、相手が切ってから受話器を置く。

　　●配慮のひと言

　　配慮にひと言添えると、相手を気づかい、安心感や信頼感を与える表現になる.

　　元の言葉 配慮のひと言 適切な表現

　　少々お時間をいただきます よろしいでしょうか 少々お時間をいただきますが、よろしいでしょうか

　　担当者が心得ております ご安心ください 担当者が心得ておりますので、ご安心ください

　　後ほどお送りください 大丈夫でございます 後ほどお送りいただければ大丈夫でございます

　　●上司に対する言葉づかい

　　シチュエーション 言葉づかい

　　(書類を)見てもらう 「部長、よろしければご覧いただけますか」

　　手が空いたときに見て

　　もらう 「お手すきでしたら、お目通しいただけませんか」

　　気に入ってもらえてる

　　かどうか確認する 「お気に召していただけましたでしょうか」

　　ハンコをもらいたい 「こちらにご印をいただきたいのですが」

　　先に帰るとき 「お先に失礼させていただきます」