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标题: 日企职场中打电话的礼节和注意点 [打印本页]

作者: ivytony 时间: 2016-10-20 12:54 标题: 日企职场中打电话的礼节和注意点

●電話をかけるとき

　　1. 事前準備をしておく。 ?相手の電話番号、所属部署、役職、氏名を確認する。

　　?用件と、話す順序を整理する

　　?必要な資料、メモを手元に用意する

　　2. 相手が出たら自分の会社、

　　名前を名乗り、あいさつをする。

　　?取引先など、つき合いのある

　　相手の場合

　　?初めて電話をする相手の場合

　　「○○会社の鈴木です。いつもお世話になっております。」

　　「お忙しいところ失礼いたします。私、○○会社の鈴木と申します。」

　　3. 呼び出してほしい相手の名前

　　を告げる「恐れ入りますが、○○部の山田様はいらっしゃいますか。」

　　4. 呼び出した相手が出たら、再

　　度名乗ってあいさつをする。「○○会社の鈴木でございます(です)。いつもお世話になっております。」

　　5. 用件は明確に、要点をおさえ

　　て簡潔に話す。

　　?用件が長くなりそうな場合

　　は相手の承諾を得てから話す。「○○の件ですが。」

　　「○点あります。まず1点目ですが。」

　　「今よろしいでしょうか。」

　　「少々お時間をいただけますでしょうか。」

　　6. 話したい相手が不在の場合、

　　自分がどうしたいかを取り次

　　いだ人に伝える。「かけ直しますので、電話のあったことをお伝えいただけますか。」

　　「お戻りになりましたら、お手数ですが折り返しお電話をいただけますでしょうか。」

　　「伝言をお伝えいただけますか。」

　　7. 伝言を頼んだときは、用件が

　　正しく伝わっているか確認

　　し、相手の名前を聞いておく。

　　?相手が復唱しないときはポ

　　イントを要領よく復唱する。

　　?相手が名乗らないとき

　　「念のため確認させていただきます。」

　　「失礼ですが、お名前をうかがわせていただけますか。」

　　8. 折り返し電話をもらうときは、

　　電話番号を伝えておくと、

　　相手の手間が省ける。「念のため電話番号を申し上げます。」

　　9. 自分の部署名、名前を名乗る。「確かに申し伝えます。私、○○課の佐藤と申します(が承りました)。」

　　10. 締めくくりのあいさつをする。「それでは、よろしくお願いいたします。」

　　11. 電話を切る。原則として、電話をかけた方が先に切る。※相手がお客様や目上の方の場合は、相手が切ってから受話器を置く。

　　●配慮のひと言

　　配慮にひと言添えると、相手を気づかい、安心感や信頼感を与える表現になる.

　　元の言葉配慮のひと言適切な表現

　　少々お時間をいただきますよろしいでしょうか少々お時間をいただきますが、よろしいでしょうか

　　担当者が心得ておりますご安心ください担当者が心得ておりますので、ご安心ください

　　後ほどお送りください大丈夫でございます後ほどお送りいただければ大丈夫でございます

　　●上司に対する言葉づかい

　　シチュエーション言葉づかい

　　(書類を)見てもらう「部長、よろしければご覧いただけますか」

　　手が空いたときに見て

　　もらう「お手すきでしたら、お目通しいただけませんか」

　　気に入ってもらえてる

　　かどうか確認する「お気に召していただけましたでしょうか」

　　ハンコをもらいたい「こちらにご印をいただきたいのですが」

　　先に帰るとき「お先に失礼させていただきます」

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